data publikacji

O obsłudze recepcji, korespondencji i wsparciu administracji rozmawiamy z Jakubem Smolarkiem z Exact Software Poland.


Co się zmienia na rynku w zakresie obsługi administracyjnej biura?

W obszarze obsługi administracyjnej recepcji, sekretariatu bądź kancelarii widzimy postępującą tendencję do zastępowania dokumentacji papierowej elektroniczną. Istnieją już firmy, w których zrezygnowano w większości z kserokopiarek. Dokumenty są skanowane i wprowadzane do systemu. W razie potrzeby pracownik może ściągnąć dokument w formie elektronicznej. Skanery i drukarki będą wciąż niezbędne w firmach, jednak w wewnętrznym przepływie dokumentów podstawą będzie mobilność.

Jak zwykle wygląda obieg dokumentów w tradycyjnej firmie?

Typowy obieg papierowych dokumentów wygląda następująco: faktura kosztowa wpływa do firmy, następnie zostaje wprowadzana do dziennika korespondencji przychodzącej. Potem pracownik recepcji identyfikuje odbiorcę odpowiedzialnego za dany dokument, który finalnie trafia na jego biurko. Następnie może zostać przesłany do kierownika działu, a od kierownika do działu księgowości, gdzie ostatecznie następuje zaksięgowanie. 

Jak wygląda nowoczesny system obiegu dokumentów?

Obecnie panuje tendencja, by dokument w formie papierowej znajdował się tylko na poziomie sekretariatu, recepcji czy kancelarii, następnie był wykorzystywany już tylko w formie elektronicznej. Po zeskanowaniu takiego dokumentu zostaje on wprowadzony w workflow. W mniej zaawansowanych technologicznie firmach może się to odbywać drogą mailową i mogą być wykorzystywane w tym celu wspólne zasoby sieciowe. W firmach nowocześniejszych mamy do czynienia z klasycznym workflow, obsługiwanym przy pomocy odpowiedniego oprogramowania. Firma Exact posiada w swojej ofercie tego typu rozwiązania. Ważną ich cechą jest możliwość samodzielnego zainstalowania aplikacji na własnym stanowisku roboczym.

Jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów?

Największą zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest mobilność. Dzięki temu, że jest to oprogramowanie obsługiwane przez przeglądarki internetowe, pracownicy mobilni, przedstawiciele handlowi i managerowie, którzy często przebywają w podróży służbowej, mają dostęp do dokumentacji przez internet. Dodatkowo w ramach danego oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów mamy możliwość zdefiniowania odpowiednich poziomów i prawa dostępu, tak, by wszystkie nasze działania były zgodne z wewnętrzną polityką bezpieczeństwa firmy.
Kolejną zaletą jest archiwizacja dokumentów. Główną koncepcją tego typu oprogramowania jest stworzenie biura z jak najmniejszą ilością papieru. Oznacza to dużą oszczędność czasu i redukcję kosztów. Istotną kwestią tego procesu jest też to, że dokumenty nie gubią się, a dostęp do nich jest  łatwy i szybki. Dzięki Exact, w każdym miejscu i każdym momencie pracownik może zalogować się do systemu i otrzymać listę zadań, która na niego czeka. Ma również możliwość zatwierdzania faktur zdalnie, spoza biura.

Czy tylko wielkie korporacje korzystają z takich aplikacji, czy również mniejsze przedsiębiorstwa?

Mniejsze firmy również decydują się na tego typu systemy. Znaczenie dla małych przedsiębiorstw ma model licencjonowania - w przypadku tej aplikacji jest ona licencjonowana per użytkownik, czyli możemy kupić tyle licencji, ile osób będzie użytkowało aplikację, a nie ilu jest pracowników firmy. 

Czy aplikacja wymaga aktualizacji?

Aplikacja cały czas się rozwija, średnio raz na kwartał  firma wypuszcza na rynek zaktualizowaną wersję.  Z samą aktualizacją poradzi sobie każdy dział IT. Aktualizację wystarczy zrobić na poziomie całej firmy, nie trzeba powtarzać tego procesu u każdego użytkownika.


Elektroniczny obieg dokumentów przydatny jest również do rozliczania kosztów, co dziś sprawia pracownikom sporo problemów, gdyż wymaga gromadzenia i opisywania faktur i paragonów. Dzięki takiemu systemowi może to być znacznie prostsze. Wystarczy, używając np. smartfona, zrobić zdjęcie  paragonu lub faktury i poprzez aplikację automatycznie wprowadzić ją do systemu. W ten sposób trafiają one do managera lub bezpośrednio do działu księgowego, który dokonuje rozliczenia. Dzięki temu pieniądze szybciej znajdują się na naszym koncie.

 

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0