data publikacji

Ile polskie firmy wydają na usługi konferencyjne? I ile z nich organizuje spotkania biznesowe poza swoją siedzibą?

Fot. ProfiM / mPosition

Czy prawdą jest, że prawie 100 proc. mikroprzedsiębiorstw nie decyduje się na organizację jakichkolwiek spotkań biznesowych? Małe, średnie czy duże przedsiębiorstwa najczęściej wydają fundusze na usługi konferencyjne? Czy prawdą jest, że firmy zwracają uwagę na jakość usług w tej branży? Czy bliskość siedziby firmy wpływa na wybór lokalizacji na spotkanie biznesowe czy organizację konferencji?

Pod koniec maja odbyła się premiera ogólnopolskich badań firm i przedsiębiorstw dot. rynku spotkań biznesowych w Polsce i prezentacją głównych treści badawczych. Badania te rozpoczęły długoterminowy projekt – cykl badawczy, który będzie poświęcony zagadnieniom takim, jak biznes a branża usług konferencyjnych, branża MICE w Polsce a biznes, jakość usług w branży konferencyjnej itp.

– Od lat wykorzystujemy wiele standardowych oraz niestandardowych narzędzi, które mają wpływać na realizację zakładanych celów biznesowych oraz na poznanie potrzeb naszych biznesowych partnerów. W tym roku podjęliśmy decyzję o przeprowadzeniu badań zatytułowanych: „Rynek spotkań biznesowych pod lupą: Kto? Co? I gdzie?”. Analiza ich pozwoliła nam na jeszcze bardziej szczegółowe poznanie możliwości zaangażowania się firm i przedsiębiorstw w organizację spotkań biznesowych, uzyskaliśmy odpowiedzi na wiele ciekawych pytań, wątpliwości – komentuje Grażyna Kowalczyk, Dyrektor Generalny Hotelu Narvil, Hotelarz roku 2014.

Czy firmy w Polsce decydują się na organizację spotkań biznesowych poza swoją siedzibą?

Ok. 1/5 firm zadeklarowała organizację spotkań: pracowników, kontrahentów, klientów, spotkań konferencyjnych poza siedzibą firmy.
Badania wskazały, iż wraz ze wzrostem wielkości zatrudnienia następuje wzrost odsetka przedsiębiorstw, które organizują tego typu spotkania. Zaledwie 3 proc. najmniejszych firm zadeklarowało organizację spotkań poza siedzibą firmy.
Tylko ok. 4 proc. firm decyduje się na spotkania w obiektach poza firmą. Jednak po uwzględnieniu małych, średnich i dużych firm (bez mikroprzedsiębiorstw) okazuje się, że blisko co czwarte z nich decyduje się na organizację spotkań poza siedzibą firmy. 

Firmy w swoich budżetach rocznych nawet po kilka milionów złotych przeznaczają w rynek usług konferencyjnych. Nikt nie podejmuje szybko decyzji (nikt nie poświęca mniej niż 14 dni na szukanie lokalizacji).

Rynek spotkań konferencyjnych stale się rozwija. Firmowe spotkania biznesowe i okolicznościowe to nawet milionowe budżety, które chcą każdego roku pozyskać hotele i obiekty konferencyjne. Małe, średnie czy duże przedsiębiorstwa decydują się na przeznaczenie środków na organizację konferencji poza siedzibą firmy, jednak ciekawym było pozyskanie wiedzy, na jakim poziomie są te budżety w skali roku. 

Najwięcej firm, bo aż połowa z nich, swój budżet szacuje na poziomie do 100 tys. zł, do połowy miliona złotych budżet określa już ponad 10 proc. ankietowanych.
Blisko 9 proc. firm posiada budżety o wartości powyżej 500 tys. zł, sięgające nawet kilku milionów rocznie. Ciekawym jest fakt, iż aż ¼ badanych firm nie była wstanie określić, jakie budżety rocznie wydaje na spotkania biznesowe organizowane poza firmą.

Przedsiębiorstwa decydujące się na wydanie środków na organizację spotkań biznesowych w większości potrzebują minimum miesiąca do nawet pół roku i więcej czasu na wybranie odpowiedniej lokalizacji, co stanowi prawie 80 proc. W tym na pół roku i więcej czasu potrzebuje ponad 10 proc. firm. Od 3 do 6 miesięcy potrzebuje co piąta firma.
Najwięcej, bo prawie połowę, stanowią firmy, które najczęściej poszukują dogodnego miejsca na organizację spotkania w okresie od 4 do 12 tygodni. Żadna z badanych firm nie zadeklarowała, że potrzebuje mniej niż 14 dni na poszukiwanie lokalizacji.

Tylko 16 proc. ankietowanych firm jakość usług ocenia za bardzo ważną przy wyborze obiektu. Czym pozyskać klienta i czy rekomendacje innych wpływają na wybór miejsca na spotkanie?
Dla wielu obiektów przy pozyskiwaniu klientów najważniejsze jest do nich dotarcie oraz przygotowanie odpowiedniej oferty dopasowanej do ich potrzeb i możliwości. Dlatego w jednym z pytań poproszono, aby firmy określiły na skali, na ile dane czynniki są ważne przy wyborze miejsca na organizację spotkania. 
W ocenie ważności danych czynników najważniejsza okazała się cena dla prawie 45 proc. badanych. Po zsumowaniu odpowiedzi: „bardzo ważne” i „raczej ważne” – ten czynnik uzyskuje aż 70 proc.
Tylko ok. 5 proc. z badanych firm w ogóle nie zwracało uwagi na cenę.

Kolejnym czynnikiem jest jakość kuchni, która procentowo osiąga podobne wyniki, jak pierwszy czynnik. Ważnym czynnikiem dla prawie połowy respondentów jest bliskość siedziby ich firmy, i tylko 31 proc. z nich nie przywiązuje większej wagi do miejsca spotkania w stosunku do lokalizacji siedziby.

Aż 1/3 zwraca uwagę na rekomendację i opinię innych, dla podobnej ilości jest ona zbędna. 40 proc. zwraca uwagę na standard usług, ale niestety blisko 30 proc. nie zwraca na ten czynnik w ogóle uwagi.

Określając kryteria, jakimi kierują się osoby decydujące w firmach w zakresie organizacji spotkań biznesowych czy konferencyjnych, to:
- 80 proc. bierze pod uwagę jako najważniejsze kryterium cenę,
- 48 proc. - jakość kuchni, tyle samo łatwość dojazdu,
- 40 proc. - na dogodną lokalizację.

Najczęściej firmy decydują się na organizację spotkań biznesowych w miesiącach wiosennych (kwiecień i maj) oraz w grudniu. Ważnym jest także w roku okres jesiennych konferencji, który wzrasta od sierpnia i trwa do listopada.

– Rynek spotkań konferencyjnych stale się rozwija. Firmowe spotkania biznesowe i okolicznościowe to nawet milionowe budżety, które chcą każdego roku pozyskać hotele i obiekty konferencyjne. Wiemy, że firmy w Polsce przeznaczają nawet kilkumilionowe budżety rocznie na tego typu usługi oraz że do 100 tys. zł rocznie ma aż połowa z badanych firm. Mamy świadomość także, że w rynek usług konferencyjnych inwestują głównie średnie i duże przedsiębiorstwa. Po analizie badań wiemy z pewnością, że cena, jakość kuchni, bliskość siedziby danej firmy, rekomendacje, standard świadczonych usług są kluczowymi czynnikami przy podejmowaniu decyzji przez potencjalnych klientów, że ilość gwiazdek, także jest brana pod uwagę przez ponad 60 proc. badanych firm – podsumowała rozpoczęty projekt badawczy Grażyna Kowalczyk, Dyrektor Generalny Hotelu Narvil, Hotelarz roku 2014.

 

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0