Na straży informacji

36 proc. pracowników nie dostrzega związku między przepływem informacji a rentownością firmy. Blisko połowa z nich – spędza 25 minut dziennie na poszukiwaniu dokumentów. I aż 43 proc. pracowników uważa, że ich firma mogłaby działać wydajniej.
Takie są kluczowe wnioski z najnowszego badania firmy Canon, przeprowadzonego w 2014 roku wśród pracowników biurowych na niższych i średnich szczeblach hierarchii organizacyjnej w małych i średnich firmach.

Wartość informacji

Celem badania było poznanie nawyków oraz odczuć, związanych z wykorzystaniem informacji w organizacjach. Odpowiedzi pokazują, że chociaż firmy często znają wartość informacji, to nie wykorzystują w pełni jej potencjału.
Zmieniające się środowisko biznesowe, pojawienie się nowych kanałów komunikacji czy rozwój technologii - to tylko niektóre czynniki, które mają wpływ na rolę i wyzwania przed jakimi stoi dyrektor ds. IT (CIO) we współczesnej organizacji.

Brak standardów w zakresie przechowywania zarówno dokumentów papierowych, jak i informacji cyfrowych zapisanych w rozproszonych katalogach lub w prywatnych zasobach, może być poważnym zagrożeniem dla efektywnego funkcjonowania całego środowiska pracy.

Najważniejsze ogniwo

Inwestycja w nowe rozwiązania technologiczne powinna iść w parze z wdrożeniem odpowiedniego programu szkoleń, ponieważ to właśnie ludzie są najważniejszym ogniwem w procesie przepływu informacji.
Wg badania zaledwie 54 proc. pracowników wie, jak w pełni wykorzystać dostępne rozwiązania. Połowa ankietowanych narzeka, że systemy zarządzania informacjami w ich organizacjach są obecnie źle zorganizowane i nieefektywne. Dużym wyzwaniem dla CIO są także kwestie związane z bezpieczeństwem informacji i standaryzacją procesów. Pracownicy najchętniej przechowują dokumenty na własnych komputerach, co rodzi kolejne problemy: blisko połowa ankietowanych spędza 25 minut dziennie na poszukiwaniu potrzebnych plików.

Respondenci podkreślali także wagę współpracy i komunikacji w ramach struktur wewnętrznych przedsiębiorstwa. Zaś 45 proc. wskazuje, że nieefektywne udostępnianie informacji zwiększa ilość niepotrzebnej pracy, a swobodny obieg pomaga działać skuteczniej.

Czas na zmiany

Jak pokazują wyniki badania, jest wiele obszarów związanych z zarządzaniem informacją, które wymagają zmian. Co ważne, pracownicy są na nie gotowi i otwarci.

Ponad połowa respondentów zgadza się z tym, że technologia pomaga im pracować wydajniej. Kluczowe jest więc wprowadzenie zintegrowanej strategii zarządzania danymi dla całej organizacji. Jest to rozwiązanie, które dzięki konsekwencji i cierpliwości przyniesie oczekiwane efekty.

Dwutorowe działanie

Dyrektor ds. IT, chcąc stale ulepszać procedury i tym samym zwiększać zwrot z inwestycji w rozwiązania informatyczne, a także stymulować ciągły rozwój firmy, powinien działać dwutorowo. Z jednej strony należy wyznaczać nowe zasady oraz modele przepływu danych, wykorzystując do tego m.in. system szkoleń. Z drugiej – powinien być wewnętrznym impulsem dla pracowników, którzy często nie dostrzegają zależności między wykorzystaniem zasobów informacyjnych firmy a jej rentownością.

Pełna wersja raportu dostępna jest tutaj